АМС 100К Инструкция по кассе

АМС 100К Инструкция по кассе

Сервисная документация и ЗИП ККМ

На главную страницу

|

В каталог инструкций

|

В раздел документации по АМС-100К

Здесь поле поиска

(данная инструкция, также относится к АМС-100Ф 17-18 версии)

Скачать инструкцию по работе на АМС-100К в формате pdf

Полная pdf инструкция по эксплуатации АМС-100К

Кассовый режим

:

Включаем кассовый аппарат в розетку. Включаем выключатель. На табло появляется 0,00. Аппарат находится в кассовом режиме.

при настройке работы в один отдел(без отделов).

Работу с отделами смотри ниже

.

Внесение начальной суммы.


Внесение начальной суммы в кассу возможно только один раз. Для внесения начальной суммы необходимо в исходном состоянии машины нажать клавишу «НЛ», на цифровом индикаторе высвечивается: Н 0.00

С помощью цифровых клавиш набрать вносимую сумму. На цифровом индикаторе отображается введенное число. Сброс ошибочных данных производится нажатием клавиши «СБ».
Нажать клавишу «ВВ». Печатается чек.

Пробитие одиночного чека


Набрать сумму, нажать ВВ , =, ВВ. Выходит чек.

Пробитие чека на несколько сумм в одном чеке


Набрать сумму, нажать ВВ , набрать сумму, ВВ, и т.д., затем = , ВВ .

РАБОТА СО СДАЧЕЙ


Набираем стоимость товара, нажимаем на ВВ , = , нажимаем на НЛ – вводим сумму, полученную от покупателя нажать на ВВ.

ШТУЧНЫЙ ТОВАР

Набрать количество товара, нажать на клавишу х(умножение), набрать стоимость одного товара, нажать на ВВ, = , ВВ.

Работа с отделами в кассовом режиме.

Пробитие одиночного чека

Нажать клавишу соответствующего отдела ( «1Д»,«2В»,«ЗТ»,«4С» ), на цифровом индикаторе высвечивается
номер отдела. Ввод покупок по отделам 5-8 осуществляется повторным нажатием клавиши отделов 1-4. Номер
секции может быть введен также после стоимости покупки. Набрать сумму, нажать ВВ , =, ВВ. Выходит чек.

Пробитие чека на несколько сумм в одном чеке.


Нажать клавишу отдела, набрать сумму, нажать ВВ , нажать клавишу отдела,набрать сумму, ВВ, и т.д., затем = , ВВ .

Возврат

можно провести двумя способами.

1. Получить от покупателя возвращаемый чек и товар. Нажать клавишу НЛ, клавишу -(минус), набрать итоговую сумму возвращаемого чека и нажать ВВ. Выдать покупателю деньги. Чек на возврат денег и возвращенный покупателем чек сдается в конце смены и на него оформить акт формы КМ-3.

2. Получить от покупателя возвращаемый чек и товар. Нажать клавишу ВТ, набрать итоговую сумму возвращаемого чека и нажать ВВ, =, ВВ. Выдать покупателю деньги. Пробитый чек возврата и чек, возвращенный покупателем, оформляются актом КМ-3.

СНЯТИЕ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ ИЗ КАССЫ


Нажать клавишу НАЛ, клавишу -(минус), набрать сумму снятия, ВВ.

СНЯТИЕ ТЕКУЩЕГО ИТОГА

(отчёта без гашения, Х-отчёта)

Нажать клавишу КЗ, 1Д, ВВ, в память не заносится.

ЗАКРЫТИЕ СМЕНЫ

(отчёт с гашением, Z-отчёт)

Клавиша КЗ, 2В, ВВ. ВВ.

Сообщения об ошибках

:

Е 24 — не снят Z-отчет за прошедшие сутки работы, снять z-отчет.

Е ПУ – кончилась чековая лента, заправить новую ленту.

Е 36 — исчез заголовок чека, вызвать механика центра технического обслуживания.

Коррекция даты

:

Нажать клавиши КР, потом 1Д,

Набрать дату в формате ДДММГГ (ЧИСЛО, МЕСЯЦ ГОД),

Нажать клавишу ВВ. Если дата введена в корректном виде прозвучат четыре коротких звуковых сигнала , в противном случае – один длинный сигнал.

Если дата введена правильно, нажать клавиши ВВ, и потом КР. Дата будет исправлена.

Коррекция времени

возможна только при закрытой смене.

Если смена не закрыта сделайте Z-отчет, нажав последовательно клавиши: КЗ 2В ВВ ВВ

Нажать последовательно клавиши КР, потом 2В,

ввести время в виде ЧЧММ (ЧАСЫ, МИНУТЫ),

нажать последовательно клавиши ВВ, КР. Время будет исправлено.

Вернуться в начало документа

|

В раздел документации по АМС-100К

Поделиться в социальных сетях

Кассовый аппарат АМС 100Ф

Вторая жизнь АМС 100

 АМС 100Ф — онлайн кассовый аппарат с автоматическим денежным ящиком. АМС 100Ф расчитан на среднее количество чеков за смену (50-250 покупателей). Следует обратить внимание, что онлайн кассовая машина АМС 100 не выпускается на заводе. Вы можете приобрести только модернизированную онлайн кассу АМС 100Ф. Таким образом некоторые экземляры кассовых машин АМС 100 могут обрести уже не вторую, а третью жизнь. Из АМС 100К в АМС 100 для енвд, и теперь в АМС 100Ф.

Преимущества АМС 100Ф

 Автоматический денежный ящик открывается по команде от кассовой машины АМС 100Ф.

 Для кассиров, работающих ранее на кассовой машине АМС 100К, почти не требуется переучиваться. Алгоритм пробития чеков и снятия отчетов остался без изменений.

 Возможные неисправности, связанные с выходом из строя блоков питания и материнской платы хорошо известны механикам. Благодаря широкому распространению АМС 100 проблем с поиском необходимых запчастей не нет.

 АМС 100Ф способна вынести большую пиковую нагрузку в часы пик в самых тяжелых условиях эксплуатации.

 Цена на АМС 100Ф находится на невысоком уровне, поскольку кассовый аппарат АМС 100Ф не выпускается на заводе.

Наполнение базы товаров (услуг)

Программирование товара в АМС 100Ф возможно с помощью бесплатной утилиты AmcBase. Также можно загрузить файл в определенном формате через Web интерфейс для кассового аппарата.

Оформление продажи.

Товар можно продавать:

• по внутреннему коду
• по штрих-коду (используя сканер штрих кода)
• пробить товар по сумме

Минусы АМС 100Ф

 Использовать АМС 100Ф в компьютерно-кассовых системах представляется все же несколько затруднительным. Есть решения, обеспечивающие большую гибкость и функциональность.

Сферы применения Дримкас Ф

 Для индивидуальных предпринимателей, ведущих деятельность в сфере розничной торговли в павильонах, магазинах у дома, продуктовых магазинах, секциях в ТК, использование АМС 100Ф представляется очень целесообразным. До 01.07 2021 ИП могут работать без печати наименований товаров, поэтому использование АМС 100Ф в этом случае будет хорошим вариантом.

 Если Вы использовали АМС 100К, или, как плательщик ЕНВД, использовали кассовую машину АМС 100, для Вас существует возможность модернизировать Ваш старый кассовый аппарат АМС 100. Это будет немного дешевле, чем покупка какой-нибудь другой онлайн кассы.

Бренд:

АРКУС

Питание ккм:

Подключение денежного ящика:

• Автоматический ящик

Ширина чековой ленты:

57-58 мм

Автоотрезка чека:

Канал связи с ОФД:

• Ethernet
• Wi-Fi

Формат Фискальных Данных:

ФФД 1. 0

Подключение к компьютеру:

• WiFi
• RS-232 (COM)
• Ethernet

Приложение для записи товаров в кассу:

• Утилита от производителя
• Файл из Exel
• Выгрузка из 1С

Способ записи товаров в базу ккм:

• Локально по RS-232
• Локально по IP

Количество товаров в памяти ккм:

20000

Поддержка внешних устройств:

• Работа со сканером штрихкода
• Работа в режиме ФР

AMS :: Политика принятия подарков AMS

Американское математическое общество (AMS) — это частная некоммерческая организация, созданная в соответствии с законодательством округа Колумбия. AMS поощряет вымогательство и принятие подарков для целей, которые помогут ему в дальнейшем и выполнении его миссии. Следующие политики и рекомендации регулируют принятие таких подарков, сделанных AMS в пользу любой из ее программ и услуг.

I. ЦЕЛЬ

Добровольное руководство и персонал AMS запрашивает текущие и отсроченные подарки от частных лиц, корпораций и фондов, чтобы обеспечить ее будущий рост и выполнить свою миссию. Эти политики и руководящие принципы регулируют принятие подарков AMS и служат руководством для потенциальных доноров и их консультантов при совершении подарков. Положения этих политик применяются ко всем подаркам, полученным AMS в рамках любой из ее программ или услуг. Эти политики являются политиками Совета попечителей AMS и должны быть созданы и изменены этим Советом.

Политика предназначена для обеспечения того, чтобы подарки, не облагаемые налогом, были получены в соответствии с Налоговым кодексом и не ставили под угрозу освобождение от налогов статуса AMS; свести к минимуму возникновение потенциальных обязательств AMS; и ограничить принятие подарков, которыми сложно управлять и/или которые несовместимы с миссией AMS.

II. ОБЩАЯ ПОЛИТИКА

Все подарки должны служить миссии AMS и подлежат утверждению Советом попечителей AMS. AMS имеет право принять любой подарок или отказаться от него на основании этой политики или других соображений.

AMS будет стремиться выполнить благотворительные намерения каждого жертвователя. Интересы донора должны приниматься во внимание в соответствии с этой политикой и интересами AMS.

Лица, действующие от имени AMS, должны поощрять дарителя к обсуждению предлагаемого подарка с юридическим и/или налоговым консультантом(ами) по выбору дарителя и за его счет. Это делается для того, чтобы жертвователь получил полное, точное и независимое объяснение всех аспектов предлагаемого благотворительного подарка.

AMS останется открытым и доступным для своих доноров, сообщая о своей деятельности, использовании средств, политиках и процедурах.

Просьбы жертвователей об анонимности будут удовлетворены. Разрешение на публичное признание донора и его/ее дара предполагается, если не требуется иное.

III. ПРОЦЕСС ПРИЕМА ПОДАРКОВ

AMS будет принимать неограниченные подарки и подарки для конкретных программ и целей при условии, что такие подарки соответствуют заявленной миссии, целям и приоритетам. Решения относительно принятия обычных подарков могут приниматься Исполнительным директором, а также Директором по развитию после консультации с Финансовым департаментом, где это уместно. Все нестандартные подарки и любые подарки, указанные в политике для рассмотрения Комитетом по развитию (описанные ниже), должны быть направлены в Комитет по развитию, который будет нести ответственность за рекомендации Совету попечителей в отношении того, следует ли конкретный подарок принято или отклонено.

Для ограничения расходования средств может потребоваться одобрение Совета, например, при создании нового приза, награды или стипендии. Доноры должны быть проинформированы, когда такое одобрение необходимо. AMS не будет принимать подарки, которые носят чрезмерно ограничительный характер. Подарки, которые носят слишком ограничительный характер, — это, например, те, которые нарушают условия корпоративного устава AMS, подарки, которыми слишком сложно управлять, или подарки, предназначенные для целей, полностью выходящих за рамки миссии AMS.

Неограниченные подарки, полученные в следующих формах, могут быть приняты Исполнительным директором и не требуют предварительного рассмотрения Комитетом по развитию:

• Денежные средства
• Чеки
• Товарные ценные бумаги

Подарки, требующие рассмотрения Комитетом по развитию, включают, но не ограничиваются:

• Неограниченные подарки = \$100 000 по запросу Исполнительного директора
• Подарки = \$100,000, содержащие любые условия и/или ограничения
• Первоначальные дары, создающие благотворительный фонд
• Акции частных компаний или корпораций подраздела S
• Недвижимость
• Материальное личное имущество стоимостью более 5000 долларов США
• Отложенные подарки
• Завещания

IV.

КОМИТЕТ ПО РАЗВИТИЮ

Комитет по развитию должен состоять из президента AMS, казначея, секретаря, председателя совета попечителей, члена совета попечителей пятого года и исполнительного директора.

Основная деятельность Комитета по развитию состоит в том, чтобы представлять Совет и Попечительский совет в ранних обсуждениях с потенциальными донорами об учреждении новых премий и наград; рекомендовать Исполнительному комитету и Совету попечителей приоритеты для финансирования запланированных инициатив развития; и рекомендовать Попечительскому совету принимать ли подарки, предлагаемые Обществу.

При предоставлении рекомендаций относительно того, следует ли принимать определенные подарки AMS, Комитету по развитию поручено определить, в том числе, соответствуют ли подарки миссии AMS и являются ли подарки чрезмерно дорогостоящими или обременительными для обработки AMS. Такие определения включают, но не ограничиваются следующим: благотворительная цель и конечная выгода от подарка, характер любых ограничений, постоянство фонда, прогнозируемые расходы на управление даром и комиссионные доходы, которые могут накапливаются в AMS за управление подарком.

Комитет по развитию должен иметь возможность санкционировать оплату вознаграждения за управление подарками, например, профессиональные гонорары, где это уместно.

V. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО КОНСУЛЬТАТА

AMS обращается за советом к юрисконсульту по вопросам, связанным с принятием подарков, когда это уместно. Проверка юрисконсультом рекомендуется для:

• Закрытых операций по передаче акций, на которые распространяются ограничения или договоры купли-продажи
• Документы, в которых AMS указана в качестве доверенного лица
• Подарки, связанные с контрактами, такими как выгодные продажи или другие документы, требующие от AMS взять на себя обязательства
• Операции с потенциальным конфликтом интересов, которые могут повлечь за собой санкции IRS или другие юридические санкции.

VI. ВИДЫ ДОПУСТИМЫХ ПОДАРКОВ

Допустимы следующие виды подарков:

• Денежные средства
• Завещания
• Назначения получателей пенсионного плана
• Страхование жизни и назначение бенефициаров по страхованию жизни
• Ценные бумаги или квалифицированные акции, оцененные по достоинству
• Недвижимость
• Остаток прав на недвижимое имущество
• Материальная личная собственность
• Остаточные благотворительные фонды
• Ведущие благотворительные фонды
• Роялти и права на распространение

Следующие критерии определяют принятие каждого типа подарка:

1. Наличные : Наличные принимаются в любой форме. Чеки подлежат оплате Американскому математическому обществу и должны быть доставлены в AMS по адресу: 201 Charles St, Providence, RI 029.04.
2. Наследство : Комитет по развитию AMS имеет право принимать или отклонять неограниченные дары по завещанию на сумму до 100 000 долларов. Большинство обозначений в завещаниях должны соответствовать рекомендациям AMS; однако сложные или ограничительные инструкции могут помешать AMS принять определенные подарки. Донорам и/или их юрисконсультам следует обращаться к персоналу AMS в отношении любых необычных административных положений. Имя дарителя раскрывать не нужно. Такой контакт во время создания подарка поможет избежать проблем при реализации подарка.
   Такие назначения не будут регистрироваться в качестве подарков AMS до тех пор, пока подарок не станет безотзывным, даритель достиг возраста 70 лет или старше, AMS будет известно о таком назначении и не будет представлена ​​подтверждающая документация об источнике подарка и приблизительной сумме. к АМС.
3. Назначения бенефициаров пенсионных планов : донорам AMS будет предложено указать AMS в качестве бенефициаров своих пенсионных планов (например, IRA, плана 401(k) или плана с установленными взносами).
   Такие назначения не будут регистрироваться в качестве подарков AMS до тех пор, пока подарок не станет безотзывным, даритель достиг возраста 70 лет или старше, AMS будет известно о таком назначении и не будет представлена ​​подтверждающая документация об источнике подарка и приблизительной сумме. к АМС.
4. Страхование жизни : донорам AMS будет предложено указать AMS в качестве бенефициара или условного бенефициара их полисов страхования жизни. Чтобы быть зарегистрированным в качестве подарка, AMS должен быть указан как бенефициар и владелец полиса страхования жизни, и полис должен быть оплачен.
5. Ценные бумаги : AMS может принимать как публично торгуемые ценные бумаги, так и закрытые ценные бумаги.
   • Публично обращающиеся ценные бумаги. Рыночные ценные бумаги могут быть переведены на счет, открытый в одной или нескольких назначенных AMS брокерских фирмах или трастовых компаниях, коммерческих банках, или могут быть доставлены физически с прикрепленной доверенностью плательщика на акции. Как правило, все рыночные ценные бумаги будут проданы по получении, если иное не указано Инвестиционным комитетом. В некоторых случаях применимое законодательство о ценных бумагах может ограничивать обращение ценных бумаг. В таком случае Попечительский совет принимает окончательное решение о принятии ценных бумаг с ограниченным доступом.
   • Закрытые ценные бумаги. Ценные бумаги, находящиеся в закрытом владении, которые включают не только долговые обязательства и акции компаний, не обращающихся на бирже, но также доли в товариществах с ограниченной ответственностью и компаниях с ограниченной ответственностью или других формах собственности, могут приниматься при условии одобрения Совета попечителей. Тем не менее, подарки должны быть рассмотрены Комитетом по развитию до их принятия, чтобы определить:
     • Нет никаких ограничений в отношении безопасности, которые помешали бы AMS в конечном итоге конвертировать эти активы в наличные деньги;
     • Ценная бумага продается; и
     • Ценная бумага не приведет к нежелательным налоговым последствиям или финансовым обязательствам для AMS.

     Чтобы быть принятыми, ценные бумаги, находящиеся в закрытом владении, должны пройти квалифицированную оценку, проведенную независимым профессиональным оценщиком, как правило, за счет дарителя. Если при первоначальном рассмотрении ценной бумаги возникают потенциальные проблемы, перед принятием окончательного решения о принятии подарка может потребоваться дальнейшее рассмотрение и рекомендация со стороны стороннего специалиста. После консультации с юрисконсультом Совет попечителей принимает окончательное решение о принятии ценных бумаг, находящихся в закрытом владении. Будут предприняты все усилия, чтобы как можно быстрее продать ценные бумаги, находящиеся в закрытом владении. Если они не будут немедленно проданы, акции будут храниться в сейфе до тех пор, пока их не можно будет выкупить.

6. Недвижимость : См. Политику принятия, управления и продажи имущества в дар.
7. Материальная личная собственность : Все другие подарки в виде материальной личной собственности должны рассматриваться в свете следующих критериев:
   • Выполняет ли имущество миссию AMS?
   • Продается ли недвижимость?
   • Существуют ли неправомерные ограничения на использование, демонстрацию или продажу имущества?
   • Есть ли какие-либо расходы на содержание имущества?
   • Легко ли продать недвижимость?
   • Существуют ли расходы, связанные с транспортировкой, хранением, продажей, обслуживанием и ремонтом имущества?

   Комитет по развитию принимает окончательное решение о принятии других подарков в виде материального имущества на сумму от 5000 до 100 000 долларов США.

8. Остаточные благотворительные фонды : AMS может принять назначение в качестве остаточного бенефициара благотворительного остатка траста с одобрения Совета попечителей.
9. Ведущие благотворительные фонды : AMS может принять статус получателя дохода ведущего благотворительного фонда с одобрения Совета попечителей. Однако AMS не примет назначение в качестве попечителя благотворительного ведущего фонда.
10. Роялти и права на распространение : AMS может принимать в дар лицензионные платежи или права на распространение опубликованных произведений (например, книг или фильмов), если есть явные доказательства конкурентоспособности или гарантии потока доходов. Комитет по развитию будет рекомендовать Попечительскому совету, следует ли принять такой подарок.
11. Другие подарки : Принятие любого другого вида имущества или интересов в качестве подарка AMS должно рассматриваться Комитетом по развитию на индивидуальной основе и требует одобрения Совета попечителей.

VII. КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Вся информация, касающаяся потенциальных доноров, включая имена и адреса, имена бенефициаров, характер и стоимость имущества, суммы ассигнований и т. д., должна храниться в строгой конфиденциальности AMS и ее уполномоченным персоналом, если доноры не дадут разрешения на использование выборочная информация для целей направления, свидетельства или примера по усмотрению донора или уполномоченных представителей.

VIII. ИЗМЕНЕНИЯ В ПОЛИТИКЕ ПРИНЯТИЯ ПОДАРКОВ

Попечительский совет должен одобрить любые изменения или отклонения от этой политики.

Американское математическое общество ·
201 Charles Street Providence, Род-Айленд 02904-2213 · Свяжитесь с нами

AMS, Американское математическое общество, трехцветный логотип AMS и Advancing research, Making Connections являются товарными знаками и знаками обслуживания Американского математического общества и зарегистрированы в Бюро по патентам и товарным знакам США.

© Авторское право
, Американское математическое общество · Ознакомьтесь с нашим заявлением о конфиденциальности · Условия использования · Доступность и онлайн-контент AMS

11 распространенных проблем с обработкой счетов и способы их устранения

29 августа 2019 г.

к
Линдси Пинкос

Когда счета-фактуры из почтовой службы доходят до члена вашей группы по работе с кредиторами, что происходит дальше? Во многих компаниях этот момент запускает сложную серию шагов обработки счетов, которые выполняются медленно, подвержены ошибкам и чаще являются источником проблем, чем полезных сведений.

Независимо от того, связаны ли они с бумажными процессами или предприятиями, которые застряли между бумажными и цифровыми рабочими процессами, проблемы со счетами могут оказать негативное влияние на итоговую прибыль. Тем не менее, выявление проблем с обработкой счетов, с которыми сталкивается ваш бизнес, и внедрение решений, направленных на их тщательное решение, не должно быть сложной задачей.

Многие из этих проблем характерны для предприятий любого масштаба. В этом руководстве мы рассмотрим 10 наиболее типичных проблем с кредиторской задолженностью, с которыми сегодня сталкиваются компании, включая проблемы, присущие традиционным системам AP, и ошибки, допущенные сотрудниками.

Мы рассмотрим следующие проблемы с кредиторской задолженностью и решения:

• Камни преткновения в вашей системе точек доступа
• Проблемы с людьми
• Как улучшить обработку счетов? Обнаружение масштабируемых решений
• Заключение

Камни преткновения в вашей системе точек доступа

Какие проблемы с кредиторской задолженностью? Прежде чем вы сможете выбрать и внедрить подходящее решение, вам необходимо определить области, в которых ваши команды и процессы AP не так эффективны, как могли бы быть. Неумение решать эти проблемы лицом к лицу влечет за собой реальные последствия: плохие отношения с поставщиками, резкое увеличение штрафов за просрочку платежа и явное влияние на вашу прибыль.

Сначала мы рассмотрим шесть наиболее распространенных камней преткновения в процессах работы с кредиторской задолженностью и ваших бизнес-системах, а затем мы рассмотрим ошибки обработки счетов, связанные с работниками.

Какова средняя стоимость обработки счета?

Высокие затраты — одна из самых больших проблем при обработке счетов и наиболее очевидное влияние отдела AP на деятельность компании.

Согласно отчету Института финансов и менеджмента (IOFM) за 2020 год, средние затраты для организаций, обрабатывающих до 100 000 счетов в год, составляют около 6,10 долларов США, если они обрабатывают каждый счет вручную. Для растущих организаций, которые обрабатывают 20 000 или меньше счетов, стоимость составляет ошеломляющие 15,9 долларов США.7 за счет.

Без современного и автоматизированного подхода к этим усилиям частота ошибок может возрасти, что приведет к увеличению затрат на обработку. Каждый счет суммируется и в конечном итоге стоит десятки тысяч долларов (или больше). Подумайте, какую разницу в денежном потоке ваша компания может зафиксировать за весь финансовый год. Высокие затраты, вызванные ростом количества ошибок, могут остановить рост.

Слишком много систем в автономных хранилищах

Насколько видна информация в вашем отделе AP? Для многих компаний ответ «не очень заметен», и это видно. Когда ваши команды разобщены из-за разных программных решений, которые они используют на разных этапах обработки счетов, возникает неэффективность.

Разрозненность увеличивает риск общих проблем с кредиторской задолженностью, таких как дублирование платежей. Разрушение этих стен и унификация вашего подхода — правильная стратегия.

Медленная рассылка счетов

Ваш бизнес по-прежнему полагается на «обычную почту» для завершения последнего шага оплаты счета? Обработка бумажных счетов-фактур достаточно хлопотна, но выдача бумажных чеков и отправка их по почте еще более обременительны в современном деловом мире.

«Чек на почте» — одна из старейших полуправд в бизнесе, и вряд ли она удовлетворит ваших поставщиков, если вы не можете объяснить, почему платеж задерживается. Реальные условия и неэффективность сторонних сервисов не должны иметь такой серьезной возможности повлиять на ваш бизнес.

Неверные или отсутствующие позиции

Продавцы так же подвержены человеческим ошибкам, как и те, кто работает в вашем бизнесе. Вы не всегда можете быть уверены, что счета-фактуры будут на 100 % точными или что вы получите все, что продавец указал в заказе на покупку. В системе ручного выставления счетов проблемы со счетом могут уйти глубоко в цикл, прежде чем кто-то поймет, что числа не совпадают, или обнаружит исключение. Выявление этих проблем является сложной задачей, когда вы обрабатываете сотни счетов каждую неделю, и ошибки будут стоить вам денег.

Просроченные платежи

Задержка платежей часто происходит из-за других проблем с выставлением счетов. Просрочка платежа создает множество проблем — в первую очередь, комиссия зачисляется на ваш счет у поставщика. Привычное опоздание не побуждает поставщиков продолжать работу с вашим бизнесом, и некоторые могут отказаться от транзакций из-за истории медленных или просроченных платежей.

Помните: ваша работа в AP влияет на прибыль других людей. Структурирование систем с учетом этого факта может открыть двери для значительных улучшений. Работа AP заключается не только в том, чтобы платить поставщикам, но и в том, чтобы развивать прочные отношения с поставщиками.

Слишком много бумаги, слишком много писем

Ваш бизнес часто находится на грани между цифровой экосистемой и старомодным бумажным офисом? Хотя оцифровка экономит время, громоздкий гибрид между цифрой и бумагой создает больше проблем, чем решает. Бумажные счета-фактуры накапливаются на столах, а электронные письма запрашивают одобрение или исправление исключений, поэтому вашей команде сложно отслеживать каждую учетную запись в любой момент.

Знаете ли вы, что современные и унифицированные системы автоматизации позволяют избежать многих из этих проблем? С программными решениями, такими как Kofax ReadSoft® и Kofax AP Agility ^® автоматизированной обработки счетов, вы можете уменьшить количество касаний, необходимых для каждого счета, и даже полностью автоматизировать определенные процессы в AP. Узнайте больше об этих возможностях сегодня.

Проблемы с людьми

Хотя эти проблемы основаны на процессах и встроены во многие системы, в последовательности выставления счетов также присутствуют человеческие ошибки. Как решить проблему со счетом? Какие шаги должен предпринять сотрудник, чтобы разрешить исключение, и сколько времени это занимает? Эти вопросы показывают, где у вас могут быть подводные камни в отношении кредиторской задолженности, связанные с сотрудниками.

Сколько счетов может обработать один человек?

В отделе обработки больших объемов кредиторской задолженности человеческий фактор почти всегда становится фактором, препятствующим обработке узких мест. Контрольный показатель для опытного клерка AP, работающего в основном с ручным процессом, на удивление низок: всего пять счетов в час.

Эта ставка может подойти для очень малого бизнеса, но ваш фонд заработной платы AP может быстро увеличиваться по мере роста компании. Большее количество рук, прикасающихся к счетам, также не обязательно означает лучшие результаты: по мере увеличения рабочей нагрузки увеличивается и вероятность ошибок.

Обременительные проблемы управления поставщиками

Помимо обработки счетов, командам AP часто приходится обрабатывать несколько элементов управления поставщиками, включая сбор важных документов во время адаптации, обеспечение правильной адаптации поставщиков и управление этими отношениями в будущем.

Слишком часто эти шаги выполняются в ручном рабочем процессе. Онлайн-портал самообслуживания позволяет настроить управляемый процесс добавления новых поставщиков и обеспечения того, чтобы они могли видеть статус ожидающих счетов и платежей, и все это в одном удобном месте.

Нет времени для задач, связанных со стратегией

Когда все в вашем отделе сосредоточены на трудоемкой ручной обработке, как они могут повысить ценность бизнеса? Сегодня AP должен быть источником важных бизнес-идей. Сбор информации, определение ваших ключевых показателей эффективности и составление прогнозов на основе текущих и исторических данных являются важными шагами для повышения конкурентоспособности. Слишком часто компаниям не хватает соответствующей системы управления для развития этих идей.

Процедуры исправления сложных исключений

Когда исключение останавливает процесс выставления счета и препятствует оплате, сколько времени обычно требуется вашему бизнесу, чтобы вернуться в нужное русло? Без автоматизированных инструментов учета отслеживание этих расхождений с кредиторской задолженностью может занять драгоценные часы или даже дни.

Проблема с получением? Поставщик выставил счет на неправильный номер заказа на поставку? Без прозрачности и сбора данных ответы на эти вопросы могут занять время, которое будет стоить вашему бизнесу денег.

Манеры имеют значение

Взаимодействия между вашим бизнесом и его поставщиками — еще одна проблема, связанная с человеческим фактором. С автоматизированными системами вам не нужно беспокоиться о споре, возникающем с поставщиком в результате плохого личного взаимодействия. В рамках крупномасштабных операций вы можете предоставить своим поставщикам автоматизированную информацию о статусе заказа и обработке счетов, а также уменьшить вероятность неудобных взаимодействий между персоналом и поставщиками, которые могут повлиять на ваши отношения.

Как улучшить обработку счетов? Обнаружение масштабируемых решений

С таким количеством разнообразных проблем попытка найти место, с которого можно начать решать проблемы, может показаться непосильной задачей. На самом деле существуют простые шаги и усовершенствования процессов, которые ваш бизнес может начать внедрять уже сегодня, чтобы решить эти проблемы. От отказа от бумаги в прошлом до перенаправления энергии ваших команд на более продуктивную работу — существует множество способов улучшить обработку счетов. Давайте посмотрим на некоторые из них.

Цифровые системы

Пора навсегда отказаться от бумаги. Переходя к интеллектуальным цифровым системам, таким как ReadSoft, вы можете быстро устранить несколько распространенных узких мест. В то же время вы можете мгновенно улучшить видимость каждого счета. Перестаньте задаваться вопросом, на чьем столе лежит счет, и начните отправлять каждый счет на утверждение быстрее, чем когда-либо.

Трехстороннее согласование

Трехстороннее совпадение является неотъемлемой частью точной оплаты счетов. Обеспечение согласованности между заказом на покупку, получением отчетов и счетами-фактурами поставщиков снижает риск случайной оплаты дубликатов счетов-фактур или товаров и услуг, которые компания еще не получила. Традиционно утомительный ручной рабочий процесс, цифровые системы полностью автоматизируют процесс сопоставления через единую систему, получающую данные не только от точки доступа, но также от склада и поставщика.

Сокращение затрат и времени на обработку

Вы можете снизить ключевые контрольные показатели, используя решения Kofax AP Automation для быстрого сбора данных счетов, используя инструменты обработки счетов, которые интегрируются с ведущими корпоративными решениями, такими как SAP. Предприятия могут легко реализовать многодолларовую экономию на счете при автоматизации. Это изменение не только помогает избежать дублирования платежей, когда поставщик повторно выставляет счет, но также обеспечивает более быстрое получение поставщиками своих платежей.

Освободите больше времени для задач с добавленной стоимостью

Благодаря меньшему количеству времени, затрачиваемому на поиск ошибок и заполнение конвертов, отдел AP может начать превращаться в ценный элемент современного предприятия, которым он и должен быть. Усовершенствованное программное обеспечение анализирует ваши учетные данные, предоставляя прогнозы, которые другие команды могут использовать для продуманного планирования следующих шагов. Будучи источником этой информации, организованный подход вашей команды AP к анализу больших данных делает ее вклад еще более ценным.

Уменьшить ручное усилие

Подумайте, насколько проще заставить программное обеспечение поднять красный флаг о потенциальном исключении счета, чем выполнять сопоставление вручную и обработку ошибок. Чем больше работы вы сможете передать своим компьютерным системам, тем меньше будет возможностей для проблем с ручной обработкой. Эта передача может помочь сократить фонд заработной платы и открыть дверь для дополнительных задач.

Сокращение бумажного следа

Как можно скорее откажитесь от бумажных счетов-фактур, чеков и зависимости от почтовых услуг. Цифровое получение счетов-фактур гарантирует, что процесс остается электронным от начала до конца. Развертывание решения для электронных платежей позволяет виртуально и мгновенно платить поставщикам после проверки счета на утверждение в соответствии с заранее установленными правилами. С регистрируемыми событиями на каждом этапе вы можете сразу увидеть жизненный цикл счета — то, чего вы не можете сделать, передавая конверты от стола к столу.

Внедрение лучших практик

Для этого недостаточно самых передовых инструментов и высоких идей по трансформации отдела AP. Надлежащее обучение персонала новым инструментам является важным шагом в сочетании с новым акцентом на использование передового опыта. Когда ваши клерки могут умело следовать каждому шагу автоматизированного рабочего процесса, усилия человека и машины объединяются для получения лучших и более быстрых результатов для вашего бизнеса — именно то, что должна производить цифровая система.

Автоматизация точки доступа не полностью заменяет человеческий фактор в бизнесе — скорее, автоматизация расширяет человеческие возможности для улучшения результатов.

Заключение

Доказательства очевидны: бумажные процессы медленны, неэффективны и практически незаметны для лиц, принимающих решения в бизнесе. В результате то, что должно быть движущей силой стоимости для компании, становится финансовой воронкой, которая легко может привести к более серьезным проблемам. Благодаря современной системе управления ресурсами и автоматизированным инструментам учета вы можете уменьшить влияние этих проблем.

Помимо того, что эти решения просты и удобны в управлении, они могут открыть двери для важных улучшений, которые сохранят конкурентоспособность вашего бизнеса и позволят вашей команде AP продемонстрировать свою ценность. Улучшенный сбор и анализ данных приводит к более разумному прогнозированию, что приводит к более разумным покупкам. Бизнес принимает более экономичные решения о закупках у поставщиков, которые доверяют вашим регулярным, своевременным и досрочным платежам.